Enjeux et exigences pour une politique d’impression responsable.
L’impression, en grande quantité de documents issus du Système d’Information administratif et pédagogique soulève plusieurs questions. : Économiques, Ecologiques, Technologiques, et Sociologiques. A chacune de ces questions, correspond un enjeu pour les écoles.
Enjeu économique :
Le plus facilement perceptible : la gestion de l’entreprise ou de l’institution, tendant à réduire les coûts tout en offrant le meilleur service à ses « clients » internes ou externes, impose de réguler strictement les dépenses d’impressions.
Chasser les impressions superflues, rationaliser et gérer le parc, réduire les coûts unitaires d’impression, sont des exigences incontournables que les entreprises s’imposent souvent déjà et souhaitent renforcer.
Enjeu Ecologique
L’engagement de l’école dans la responsabilité sociale et la connaissance rendue possible grâce à la médiatisation du sujet, doit s’accompagner d’une exigence, pour l’établissement et pour chacun de la prise en compte de cet enjeu. Un spécialiste comparait récemment la consommation de papier avec les distances de ville à ville : une entreprise de 100 personnes administratives consomme chaque année autant de papier que ce qu’il faudrait pour aller de Marseille à Lyon si on mettait les feuilles bout à bout.
Et les comparaisons et exemple se multiplient. L’enjeu environnemental devient chaque jour plus important, la déforestation consécutive au besoin en papier en fait partie.
Enjeu technologique,
Le développement des systèmes d’information s’accompagne d’une virtualisation et d’une dématérialisation des documents.
La plupart des Universités offre aujourd’hui des ENT (Environnement Numérique de travail) avec des Campus Virtuel permettant à l’étudiant, via un Intranet ou Internet d’accéder aux supports de cours, bibliographie, planning individuels, et aux cours eux-mêmes. Le besoin réel d’impression dans ce nouvel usage se réduit à quelques cas très limités.
Il en va de même pour la gestion administrative, les nouveaux logiciels qui se mettent en place permettent aux personnels administratifs, professeurs, programmes, d’accéder à l’information dont ils ont besoin de façon rapide et ergonomique, là encore l’impression doit se limiter à des cas très limités voire exceptionnels ;
Enjeu Sociétal,
La plupart d’entre nous vit au milieu des nouvelles technologies, les utilise, mais garde encore des réflexes du temps, pas si lointain, ou l’impression était un passage obligé.
La génération montante peut encore par mimétisme ou par facilité reproduire ces habitudes, pourtant, ces jeunes gens n’impriment pas, par exemple, leurs SMS. Ils délaissent également les grandes encyclopédies pour les puissants moteurs de recherche et les bibliothèques numériques.
L’exigence, en l’occurrence est, et sera, de montrer l’exemple.
QUELQUES REGLES
Ce document aurait pu ou aurait du s’appeler « politique de non impression ».
L’objectif est donc de réduire les volumes d’impression au strict nécessaire, et d’essayer chaque fois que possible de trouver une autre manière de travailler.
Quelques directives peuvent y aider :
- La possession d’une imprimante personnelle devrait être strictement justifiée par des raisons formelles :
- Besoin fonctionnel : exemple de l’impression des diplômes, ou des bulletins de notes, en attendant la dématérialisation,
- Besoin de confidentialité : ex RH, mais ça peut être une imprimante de service laser.
- Les impressions lorsqu’elle se justifient devront se faire sur des imprimantes laser, simples ou multi fonctions, les imprimantes à jet d’encre doivent être évitées.
- Le scan d’un document « papier » pour stockage et/ou diffusion sera toujours préféré à la photocopie.
- Impression noir et blanc par défaut, couleur soit par destination : exemple pour la communication, soit par dérogation expresse,
- Impression recto verso par défaut.,
- Interdiction d'imprimer pour distribuer quelque chose que les destinataires peuvent trouver sur l’ENT ou le campus virtuel, notamment support de cours, planning, etc,
- Impression des documents de travail accessibles sur le Système d’Information fortement déconseillée
- Impression des mails fortement déconseillée
- Interdiction d'affichage de planning et autres annonces, è tout sur le web, ENT, Campus Virtuel, e-campus, CampusNet, etc
- Délivrance des documents sur les imprimantes multi-fonctions laser uniquement en présence du demandeur avec son code, ce qui évitera d'imprimer des documents que personne ne vient chercher,
ACCOMPAGNEMENT
- Pour faciliter la mise en place de nouvelles habitudes, une sensibilisation et un accompagnement au changement est nécessaire.
- Le rapprochement avec la politique de développement durable du de l’institution sera mis en évidence.
- Les développeurs informatique doivent prendre en compte chaque fois que possible les demandes d’améliorations ergonomiques qui contribueraient à une meilleure facilité d’utilisation des « écrans », de manière à éviter les impressions.
- Des indicateurs sont à mettre en place afin de donner les moyens de suivre les progrès réalisés :
- Consommation par machine, par services, voire par personne,
- indicateurs de coûts par service pour la comptabilité analytique.
Tout ceci s’inscrit dans une politique de « manager responsable ».
S’il vous plait, n’imprimez pas cette note !